Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri atas arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif.

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi sehingga dikelola oleh unit pengolah, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun sehingga dikelola dan disimpan oleh unit kearsipan.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi empat tahap utama, yaitu penciptaan arsip (pengurusan naskah dinas masuk dan keluar), penggunaan arsip (penemuan kembali dan peminjaman), pemeliharaan arsip (pemberkasan dan penyimpanan), serta penyusutan arsip (pemindahan dan pemusnahan).

Disposisi berfungsi sebagai petunjuk tertulis dari pimpinan mengenai tindak lanjut yang harus dilakukan terhadap suatu naskah dinas masuk, sehingga naskah dapat diarahkan kepada pejabat atau unit yang berwenang untuk diproses lebih lanjut.

Penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan menggunakan sarana bantu seperti indeks, kode klasifikasi, nomor urut, asal surat, tanggal surat, dan nomor surat, sehingga arsip yang dicari dapat ditemukan secara cepat dan tepat.

Peminjaman arsip harus dilakukan melalui prosedur yang telah ditetapkan dan disertai pencatatan administrasi, seperti nama peminjam, tanggal peminjaman, dan batas waktu pengembalian, guna menjamin keamanan serta memudahkan pengendalian keberadaan arsip.

Pemberkasan arsip adalah proses menata arsip ke dalam satu berkas berdasarkan kesamaan masalah, fungsi, atau kegiatan sesuai klasifikasi arsip. Kegiatan ini penting agar arsip tersusun sistematis dan mudah ditemukan kembali saat dibutuhkan.

JRA adalah daftar yang memuat sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi mengenai penetapan suatu jenis arsip, yang dijadikan pedoman dalam melakukan penyusutan dan penyelamatan arsip.

Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, sedangkan pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna, sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.

Penyusutan arsip, termasuk pemindahan dan pemusnahan, dilaksanakan oleh Tata Usaha Pengolah atau unit kearsipan sesuai dengan kewenangannya, dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip yang telah ditetapkan.

Karena pemusnahan arsip harus dilakukan sesuai prosedur, yaitu setelah dipastikan tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang serta arsip tersebut tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu perkara, dan harus dituangkan dalam berita acara pemusnahan.

Pengelolaan arsip dinamis yang baik membantu organisasi menghemat tempat penyimpanan dan biaya, mempercepat proses penemuan kembali arsip, mendukung pengambilan keputusan, serta menjadi bahan pertanggungjawaban dan alat bukti yang sah.

Silakan kunjungi menu "Glossarium" yang memuat daftar lengkap istilah-istilah kearsipan beserta penjelasannya secara alfabetis.

Anda dapat menghubungi tim DalanARSIPARIS melalui menu "EmailARSIPARIS" atau "ChatARSIPARIS" pada bagian "Hubungi DalanARSIPARIS".